Bem-vindos a 4 horas de … reuniões infernais!!! Isto sim, é Gestão de Tempo! :)

Bem-vindos a 4 horas de … reuniões infernais!!! Isto sim, é Gestão de Tempo! :)

“Reunioes, reuniões e mais reuniões… é uma perda de tempo!”

“Esta reunião serve para quê mesmo?”

“Nesta empresa reunimos mais do que trabalhamos…”

“Adoramos reuniões de 4 horas à sexta-feira à tarde!”

Sim, já todos nós ouvimos este tipo de comentários sobre as famosas reuniões! Como diria o Dilbert (in, O Principio de Dilbert, Scott Adams, 1997) sobre a realização de reuniões, em contexto empresarial, “(…) poderá pensar erradamente que as reuniões são um inferno aborrecido e sádico, povoado por parvos de nível galáctico.” Por mais engraçado que seja imaginar este cenário as reuniões são importantes para a dinâmica de todas as organizações. As reuniões servem, antes de mais, para sintonizar pessoas, tarefas e resultados. A ausência dessa sintonia faz com que a perceção individual comprometa o alcance de metas e a concretização de qualquer estratégia.

Não queremos que isso lhe aconteça! Por isso mesmo apresentamos quatro fases simples e eficazes que lhe vão permitir ser o herói das reuniões na sua empresa…e, acima de tudo, gerir eficazmente o seu tempo.

FASE 1. Planeie, Planeie, Planeie e …… Planeie

  • Formule objetivos. Dificil? Podemos dar-lhe uma ajuda. Esceva numa folha branca tão grande quanto possível um verbo…ativo de ação, por exemplo, VENDER! Agora seja curioso e faça-lhe todas as perguntas que quiser. Não seja tímido 😉
  • Registe os objetivos e torne-os tão quantitativos quanto possível
  • Questione: esta reunião é mesmo necessária para atingir os objetivos?
  • Elabore a lista de participantes. Quem tem mesmooooo de estar presente?
  • Decida: data e hora e local da reunião
  • Prepare a agenda da reunião. Sim, convém que todos saibam ao que vão!
  • Defina tópicos e timings para discussão (início e fim)
  • Recolha informação e documentação necessária
  • Distribua a agenda da reunião aos participantes
  • Encoraje os participantes a participar

FASE 2. Conduza a Reunião (sem medos)

  • Comece a horas e não espere nem recapitule para os menos pontuais
  • Faça uma breve introdução
  • Reveja a agenda, os objetivos e regras da reunião
  • Estimule a participação equilibrada
  • Exerça autocontrolo na expressão de opiniões
  • Encoraje o confronto de ideias e factos ( sempre que o motivo de reunião o justifique) e desencoraje o confronto de sentimentos e personalidades
  • Assegure que o tempo é respeitado para cada tópico. Não divague, nem deixe divargar!
  • Garanta que as decisões são registadas, bem como, as decisões, ações subsequentes e timings de follow-up
  • Sumarize SEMPRE os resultados obtidos em cada tópico e faça o balanço final da reunião
  • Finalize a reunião à hora marcada
  • Realize um encerramento motivador. Saia em grande estilo!

FASE 3. Reflita sobre os resultados da reunião

  • Avalie a reunião (por exemplo, com recurso a uma check-list)
  • Avalie a sua performance individual durante a reunião
  • Divulgue/distribua as conclusões obtidas, com ações a desenvolver
  • Disponibilize-se para apoiar qualquer ação

FASE 4. Acompanhe e estimule. Motive a sua equipa!

  • Mostre o seu entusiasmo no acompanhamento das ações, nos timings definidos
  • Entusiasme os outros na procura de eventuais desvios face aos objetivos acordados
  • Promova o interesse por aferir as causas de eventuais desvios, bem como o seu impacto para a obtenção do resultado final
  • Promova o desenvolvimento de ações corretivas, se necessário

Eis um exemplo prático dos desafios que nos coloca a gestão de tempo nas nossas empresas! No Curso Avançado de Gestão de Pessoas vamos abordar estes desafio, bem como, técnicas e estratégias de planeamento e organização do trabalho. Como é que disse? “Não tem tempo para isso?” 😊 

Clara António

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