Artigo
Bem-vindos a 4 horas de … reuniões infernais!!! Isto sim, é Gestão de Tempo! :)
“Reuniões, reuniões e mais reuniões… é uma perda de tempo!”
“Esta reunião serve para quê mesmo?”
“Nesta empresa reunimos mais do que trabalhamos…”
“Adoramos reuniões de 4 horas à sexta-feira à tarde!”
Sim, já todos nós ouvimos este tipo de comentários sobre as famosas reuniões! Como diria o Dilbert (in, O Principio de Dilbert, Scott Adams, 1997) sobre a realização de reuniões, em contexto empresarial, “(…) poderá pensar erradamente que as reuniões são um inferno aborrecido e sádico, povoado por parvos de nível galáctico.” Por mais engraçado que seja imaginar este cenário as reuniões são importantes para a dinâmica de todas as organizações. As reuniões servem, antes de mais, para sintonizar pessoas, tarefas e resultados. A ausência dessa sintonia faz com que a perceção individual comprometa o alcance de metas e a concretização de qualquer estratégia.
Não queremos que isso lhe aconteça! Por isso mesmo apresentamos quatro fases simples e eficazes que lhe vão permitir ser o herói das reuniões na sua empresa…e, acima de tudo, gerir eficazmente o seu tempo.
FASE 1. Planeie, Planeie, Planeie e …… Planeie
- Formule objetivos. Dificil? Podemos dar-lhe uma ajuda. Esceva numa folha branca tão grande quanto possível um verbo…ativo de ação, por exemplo, VENDER! Agora seja curioso e faça-lhe todas as perguntas que quiser. Não seja tímido ;)
- Registe os objetivos e torne-os tão quantitativos quanto possível
- Questione: esta reunião é mesmo necessária para atingir os objetivos?
- Elabore a lista de participantes. Quem tem mesmooooo de estar presente?
- Decida: data e hora e local da reunião
- Prepare a agenda da reunião. Sim, convém que todos saibam ao que vão!
- Defina tópicos e timings para discussão (início e fim)
- Recolha informação e documentação necessária
- Distribua a agenda da reunião aos participantes
- Encoraje os participantes a participar
FASE 2. Conduza a Reunião (sem medos)
- Comece a horas e não espere nem recapitule para os menos pontuais
- Faça uma breve introdução
- Reveja a agenda, os objetivos e regras da reunião
- Estimule a participação equilibrada
- Exerça autocontrolo na expressão de opiniões
- Encoraje o confronto de ideias e factos ( sempre que o motivo de reunião o justifique) e desencoraje o confronto de sentimentos e personalidades
- Assegure que o tempo é respeitado para cada tópico. Não divague, nem deixe divargar!
- Garanta que as decisões são registadas, bem como, as decisões, ações subsequentes e timings de follow-up
- Sumarize SEMPRE os resultados obtidos em cada tópico e faça o balanço final da reunião
- Finalize a reunião à hora marcada
- Realize um encerramento motivador. Saia em grande estilo!
FASE 3. Reflita sobre os resultados da reunião
- Avalie a reunião (por exemplo, com recurso a uma check-list)
- Avalie a sua performance individual durante a reunião
- Divulgue/distribua as conclusões obtidas, com ações a desenvolver
- Disponibilize-se para apoiar qualquer ação
FASE 4. Acompanhe e estimule. Motive a sua equipa!
- Mostre o seu entusiasmo no acompanhamento das ações, nos timings definidos
- Entusiasme os outros na procura de eventuais desvios face aos objetivos acordados
- Promova o interesse por aferir as causas de eventuais desvios, bem como o seu impacto para a obtenção do resultado final
- Promova o desenvolvimento de ações corretivas, se necessário
Eis um exemplo prático dos desafios que nos coloca a gestão de tempo nas nossas empresas! No Curso Avançado de Gestão de Pessoas vamos abordar estes desafio, bem como, técnicas e estratégias de planeamento e organização do trabalho. Como é que disse? “Não tem tempo para isso?” 😊
